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RGPD para clubes deportivos: cómo hacerlo

RGPD para clubes deportivos

El Reglamento General de Protección de Datos de la UE se convirtió en ley el 25 de mayo y por eso la mayoría de las personas ya han recibido muchos correos electrónicos sobre las condiciones actualizadas, las políticas de privacidad y la declaración de consentimiento. Pero, ¿qué significa este nuevo conjunto de reglas para los clubes deportivos? Incluso los clubes más pequeños deben tomar medidas. SportMember te brinda una descripción general y algunas pautas para que puedas manejar la situación y garantizar el cumplimiento.

¿Qué significa el nuevo RGPD para los clubes deportivos?

El RGPD ha agudizado los requisitos para el procesamiento de datos personales. El objetivo principal es proteger a las personas que están registradas y garantizar que los datos personales no se utilicen indebidamente. Además, los clubes deportivos también están obligados a cumplir con las nuevas demandas y requisitos relacionados con la documentación. Básicamente, esto significa que los clubes deportivos deben garantizar que los miembros del club puedan acceder fácilmente a la documentación de cómo, el club deportivo procesa los datos personales. Esto incluye tanto a las grandes como a las pequeñas entidades. 

RGPD se puede dividir en cuatro titulares:

1. El propósito del procesamiento de los datos personales del club

Todo tipo de procesamiento de datos personales debe ser legal. Existen diferentes bases legales que pueden ejemplificarse ya sea firmando un contrato con el registrado basado en el consentimiento, la obligación legal o el propósito de un interés legítimo.

Es importante considerar la legalidad del procesamiento. En la mayoría de los casos, los clubes deportivos podrán procesar los datos de sus miembros con el propósito de un interés legítimo, siempre que el procesamiento cumpla con el propósito original del mismo. El registro del nombre y de la información de contacto se basarán en un propósito legítimo porque los clubes deportivos, por supuesto, deben tener una base de datos de miembros para poder contactarlos. Por otro lado, el registro del estado civil y del trabajo no tienen un propósito, por lo tanto, no deben ser registrados por el club.

2. Registros de las actividades de procesamiento (requisitos de documentación)

Los clubes deportivos están obligados a llevar un registro de sus actividades de procesamiento. Esto significa que los clubes deportivos deben poder proporcionar una visión general o el procesamiento que incluye, qué información se procesa y cómo se procesa, los receptores de la información, etc. 

3. Política de privacidad (información que se proporcionará)

Los clubes deportivos ahora están obligados a proporcionar información cuando se procesen los datos personales. Una solución para los clubes es tener una política de privacidad donde el club deportivo pueda informar a los miembros de cada aspecto del procesamiento de datos. La política de privacidad debe cubrir información sobre qué, cómo y por qué se procesa la información personal. Además, la información de contacto a la persona a cargo de la protección de datos.

4. Seguridad de datos

El club deportivo debe poder garantizar una seguridad suficiente con respecto a las actividades de procesamiento. Además, los clubes deportivos están obligados a notificar a la autoridad AEPD en caso de violación de datos personales.

El club deportivo como controlador de datos

Es importante entender los términos controlador de datos y procesador de datos porque los requisitos son diferentes. Los clubes deportivos están registrando y almacenando información sobre sus miembros, lo que los convierte en controladores de datos. Incluso si el club utiliza un servicio de terceros como SportMember, las responsabilidades recaen en el club. Pero, ¿qué significa ser controlador de datos?

Como controlador de datos, el club es, entre otras cosas, responsable de la legalidad del procesamiento. El controlador de datos también debe informar a los miembros sobre el procesamiento y notificar a la autoridad AEPD en caso de incumplimiento. Por último, pero no menos importante, si el club deportivo utiliza servicios como SportMember, deben contar con un acuerdo de procesamiento de datos.

SportMember como procesador de datos

El RGPD fue creado para la seguridad de las personas. Aquí en SportMember, entendemos que esta nueva legislación puede ser bastante difícil de manejar para los clubes deportivos. Por lo tanto, SportMember ha intentado garantizar una forma fácil y sencilla de manejar el RGPD. Entre otras cosas, hemos actualizado nuestros términos y condiciones y nuestra política de privacidad que todos nuestros usuarios deben aceptar. Estas actualizaciones son para cumplir con los derechos de los usuarios, para que SportMember pueda seguir facilitando las tareas cotidianas de un club deportivo. SportMember garantiza la seguridad del procesamiento de datos, por lo que los clubes y sus miembros lo pueden usar de forma segura para manejar sus datos.

Plantilla RGPD

Cuando un club deportivo maneja la documentación, es importante tener una visión general de todas las actividades de procesamiento que tienen lugar en el club. Completar el registro de las actividades de procesamiento y la política de privacidad puede ser una gran tarea. Para ayudar a tu club y facilitar el proceso visita la página de la Agencia Española de Protección de Datos aquí

Preguntas más frecuentes 

¿Necesitamos hacer nuestro propio acuerdo de procesamiento de datos con SportMember?

No. ¡Aquí en SportMember, lo tenemos fácil para tu club! Ya existe un acuerdo de procesamiento de datos esperando a que te crees un club en SportMember. Esto significa que tu club no tiene que preocuparse por desarrollar un acuerdo de procesamiento de datos desde cero. SportMember tiene un acuerdo de procesamiento de datos estandarizado y, por lo tanto, no aceptamos otro acuerdo de procesamiento de datos para el club debido a nuestra capacidad.

¿Los usuarios podrán eliminar su propia cuenta? 

Sí, SportMember lo ha puesto a disposición de los usuarios. Sin embargo, es importante mencionar que nuestras condiciones de datos personales establecen casos especiales si un usuario, por ejemplo, no ha pagado su cuota de socio.

El administrador del club puede eliminar cuentas de SportMember? 

No. El usuario tiene la propiedad de su propia cuenta. Pero el administrador del club tiene la capacidad de eliminar la relación entre un usuario y el club respectivo. En este caso, el club ya no será el controlador de datos de dicho usuario, ya que el usuario seguirá activo en SportMember y podrá conectarse a un nuevo club. SportMember será a partir de ahora el controlador de datos para ese usuario.

Lista de control del RGPD
  • 1 Haz una descripción general de todas tus actividades de procesamiento
  • 2 Crea documentación. Crea un registro de tus actividades de procesamiento para las autoridades de supervisión
  • 3 Desarrolla una política de privacidad y asegúrate de que todos sus miembros lo sepan
  • 4 Ingresa acuerdos de procesamiento de datos si usas a terceros para procesar tus datos
  • 5 Selecciona una persona de contacto que sea responsable de la seguridad de los datos en tu club. ¿Qué pasa con los derechos de nuestros miembros y nuestra obligación de informar sobre las actividades de procesamiento?

SportMember se ha asegurado de que los términos y condiciones y la política de privacidad estén actualizados para que el procesamiento de datos realizado por SportMember sea transparente y comprensible. Informamos sobre el propósito del procesamiento, los derechos de los usuarios y las condiciones especiales relacionadas con la eliminación y el borrado.

Además, SportMember ofrece un sitio web gratuito donde tu club puede hacer que su política de privacidad sea fácilmente accesible para todos los miembros. Tu club también tendrá la oportunidad de informar sobre cambios a todos sus miembros a través de nuestro sistema de comunicación.

SportMember está tratando de hacer que las tareas diarias sean cada día más fáciles. Por lo tanto, seguiremos actualizando nuestro servicio y funcionalidad también con respecto al RGPD. Si tienes más preguntas, no dudes en contactarnos.

 

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